Upřesnění provozu oddělení BÚ / IB Department´s Operation clarification

Vážené kolegyně, vážení kolegové,                     Dear colleagues (Find the English version bellow)

v návaznosti na moji dnešní zprávu bych Vás rád informoval o provozu jednotlivých oddělení podpory vědy po dobu „karantény ČR“.

Všeobecné informace k provozům a osobním návštěvám

Osobní kontakt na pracovištích je omezen na naprosté minimum. Prosíme vedoucí jednotlivých oddělení, aby po vyčerpání všech možností typu Home Office, směnný provoz apod., zvážili i možnost udělení tzv. Překážek v práci na straně zaměstnavatele. Tyto pokryjí 80% standardní mzdy daného zaměstnance. Dohodněte se prosím zejména se členy týmu u kterých je problematické dojíždění nebo jsou jinak ohroženi. Pro praktickou realizaci pak kontaktujte Personální oddělení.

Průhonický park bude pro veřejnost uzavřen s výjimkou držitelů celoročních vstupenek a obyvatel Průhonic, kteří se prokáží občanským průkazem.

Další opatření přijatá v souvislosti se šířením COVID-19:

  • Kontakt s Personálním oddělením probíhá skrze mříž na chodbě, resp. přes interní poštu. Účtárna rovněž preferuje kontakt přes interní poštu, resp. telefonický či mailový kontakt.
  • Nefunguje příjem ani výdej hotovosti v pokladně. Preferován je bezhotovostní kontakt. Nebudou přijímány ani vypláceny žádné hotovostní platby. Doteď podané žádosti budou vyplaceny na účet dnes.
  • V TSÚ je třeba kontaktovat zaměstnance nejprve telefonicky či mailem.
  • IT bude řešit požadavky přes aplikaci „Vzdálená pomoc“. Kolegové jsou k dispozici na helpdesk@ibot.cas.cz nebo na telefonu 271 015 210.

Provoz Personálního oddělení:

  • Všechny osobní schůzky se ruší, jednání probíhají po telefonu nebo po Skypu.
  • Požadované tiskopisy budou odesílány vnitřní poštou, komunikace e-mailem
  • Daňová přiznání, která jsou připravena na personálním odd., budeme vydávat po dohodě vnitřní poštou do schránky oddělení v obálce na jméno zaměstnance.
  • Termín podání daňového přiznání se pro fyzické osoby přesouvá až do 30. 6. 2020
  • Daně budou zaměstnancům v BÚ dopočítány a zúčtovány řádně ve mzdách za březen 2020

Na pracovišti budě vždy přítomna jedna kolegyně, a to od úterý 17/3 do 24/3. Ostatní pracovníci pracují v režimu Home Office (jsou k dispozici na mailu).  Kontakt na vedoucí: Lenka Tesková, tel.: 722 907 460; Linda Sedláková, tel.: 702 297 355

Provoz účtárny:

Kolegyně budou přítomny v kanceláři následujícím personální zajištění:

  • Zuzana Střílková – celý týden bude v kanceláři
  • Eva Peřinková –  ve čtvrtek odpoledne bude v kanceláři
  • Alena Dubovská  – celý týden bude v kanceláři, ve čtvrtek a pátek do 13ti hodin
  • Zuzana Strnadová – čtvrtek a pátek odpoledne od 13ti hodin bude v kanceláři
  • Lenka Doleželová – v úterý bude v kanceláři

Kontakt na vedoucí: Lenka Doleželová, tel. 725 567 017; Zuzana Strnadová, tel.: 778 733 131

 

Provoz projektové oddělení:

Kolegyně a kolegové budou přítomni v kanceláři následujícím personální zajištění:

  • Pondělí – Iva Kašpárková
  • Úterý – Iva Kašpárková
  • Středa – Pavla Růžková
  • Dále bude upřesněno

Organizační informace Projektového oddělení:

  • Všechny osobní schůzky se ruší, jednání probíhají po telefonu nebo po Skypu.
  • Příprava GAČR projektů pod vedením Ivy Kašpárkové probíhá, vše se řeší přes mobil nebo přes mail. Dle vyjádření GAČR se nebude posouvat termín uzávěrek GAČR (7.4.2020).
  • Příprava Biodiversa projektů za podpory Kryštofa Kušiaka probíhá, vše se řeší pouze přes mail. Dle vyjádření Biodiversa a TAČR nelze posunout termín uzávěrky (10.4.2020).
  • Příprava zpráv k projektům, změn v projektech, vyžadovaných statistik, komunikace s ostatními útvary,  apod. probíhá jako obvykle, ale pouze elektronicky.
  • Příprava podkladů pro změny úvazků v souvislosti se zahájením nových projektů TAČR bude probíhat ve spolupráci s personálním oddělením pouze po telefonu, Skypu nebo po mailech.

Kontakt na vedoucí: Pavla Růžková, tel. 722 744 415

 

Provoz TSÚ:

Kolegyně a kolegové budou přítomni na pracovišti v následujícím personální zajištění:

  • Lenka Hrubá – plný provoz, prosíme zaměstnance BÚ aby nás před návštěvou kanceláří TSÚ telefonicky informovali a své požadavky na TSÚ komunikovali výhradně telefonem nebo elektronicky
  • Jana Kubásková  a Markéta Melčová – plný provoz, při přebírání a předávání zásilek je doporučeno mít jednorázové rukavice (vyfasováno) a dodržovat bezpečnou vzdálenost od přebírajících/vydávajících osob, nebo obličej opatřit rouškou či šátkem, dodržovat obecná hygienická doporučení MZ ČR
  • paní Vašnovská – plný provoz, prosíme zaměstnance BÚ aby nás před návštěvou kanceláří TSÚ telefonicky informovali
  • vrátní – plný provoz, při odemykání a zamykání zámku doporučujeme použít jednorázové rukavice (vyfasováno)
  • uklízečky – plný provoz, jsou vybaveny jednorázovými rukavicemi a respirátory, doporučujeme používat, vzhledem k situaci budou přednostně utírat dezinfekcí dotykové povrchy a kliky ve veřejných prostorách a užívaných kancelářích a pracovnách
  • Oddělení údržby pracuje ve směnném provozu a údržba je zajištěna

 

Kontakt na vedoucí: Lenka Hrubá tel. 607 080 232

 

Sekretariát Průhonice:

  • Bude obsazen denně vždy jednou kolegyní. Využijte prosím kontakt 271 015 233 nebo elektronickou adresu ibot@ibot.cas.cz

 

Pracoviště Třeboň:

  • Markéta Poslová – v kanceláři denně pouze dopoledne.
  • Na ubytovně ani na terénní stanici Lužnice nebudou ubytovávány žádné další osoby.

Další dílčí opatření byla vydána přímo na pracovišti vedoucím technického úseku

Kontakt na vedoucího: Ondřej Mudrák 702 250 387

 

Pracoviště Brno:

  • Na pracovišti bude vždy přítomna jedna kolegyně.

Kontakt na vedoucí: Eliška Maršálková, tel. 605 510 954; Martina Sadílková, tel.: 530 506 742

 

Provoz knihoven:

 

Děkujeme za spolupráci v této mimořádné situaci.

 

Za vedení BÚ

Jan Wild

 

—————————————————————————————————————————————————————————————————————————————————————————————————————————————————————–ENGLISH

 

 

Dear Colleagues,

 

Regarding my previous e-mail, I would like to inform you about particular department´s operational scheme issued during the “quarantine of the Czech Republic”.

 

General information:

Personal contact in workplaces is limited to the absolute minimum. We ask the Heads of departments to consider all possibilities for remote working; Home Office and so on. In the case that a member of your team could not work from home, there is a statute called, “Obstacles to work on the part of the employer”. This guarantees 80% of salary for the employee staying at home with no work. To invoke this, please contact the Personnel Department.

Pruhonice Park will be closed to the public with the exception of Průhonice residents.

 

Other measures taken in connection with the spread of COVID-19:

 

  • The Personnel Department has a hatch in the hallway. Contact takes place through the grille or via e-mail. The Accounts Department also prefers being contacted via e-mail or telephone.
  • The receipt or cash dispensing at the checkout does not take place any more since cashless contact is preferred.
  • the IT support prefers remote assistance and helpdesk. Colleagues are available on helpdesk@ibot.cas.czor by phone 271 015 210.

 

Operation of the Personnel Department:

    • Meetings take place by phone or by Skype.
    • Necessary or required forms will be sent via e-mail.
    • Tax returns, which are prepared in the personnel department will be sent to particular departments’ boxes in an envelope; depending on agreement with the employee.
    • The final date for filling the tax return forms is postponed until 30th  June 2020.
    • Taxes will be calculated and charged properly to employees in wages for March 2020.

There is always a colleague present at the workplace, from Tuesday 17/3 to 24/3. Other colleagues will work from home (and be available by (e)mail).

Contacts: Lenka Tesková, tel.: 722 907 460; Linda Sedláková, tel.: 702 297 355

 

Operation of the Finance Department:

Colleagues will be present at the office with the following staffing:

  • Zuzana Střílková –will be in the office all week
  • Eva Peřinková – will be in the office on Thursday afternoon
  • Alena Dubovská – will be in the office all week, Thursday and Friday until 1pm
  • Zuzana Strnadová – Thursday and Friday afternoon from 1pm will be in the office
  • Lenka Doleželová – on Tuesday she will be in the office

Contact: Lenka Doleželová, tel. 725 567 017; Zuzana Strnadová, tel.: 778 733 131

 

Operation of the Technical  Department (TSÚ):

Colleagues will be present at the workplace in the following staffing:

    • Lenka Hrubá – full operation, we ask the employees of the BÚ to inform us by phone before visiting the TSÚ offices and to communicate their requirements for the TSÚ exclusively by telephone or by email.
    • Mrs. Vašnovská – full operation, we ask BÚ colleagues to inform us by phone before visiting the TSÚ offices

Contact manager: Lenka Hrubá tel. 607 080 232

 

Operation of the Project department:

Colleagues will be present at the office as follows:

  • Monday – Iva Kašpárková
  • Tuesday – Iva Kašpárková
  • Wednesday – Pavla Růžková

Organisational information of the Project Department:

  • All face-to-face meetings are cancelled, meetings take place by phone or by Skype.
  • Preparation of GAČR projects under the leadership of Iva continues; everything is dealt with via mobile or via mail. According to the statement of the GAČR, the deadline for closures of the GAČR (7.4.2020) will not be moved.
  • The preparation of Biodiversa projects with the support of Kryštof takes place, everything is solved via mail only. According to the observations of Biodiversa and TAČR, the closing date (10.4.2020) cannot be moved.
  • Preparation of reports for projects, changes in projects, required statistics, communication with other departments, etc. as usual. But electronically only.
  • Preparation of documents for changes in the form in connection with the launch of new TAČR projects will take place in co-operation with the Personnel Department only by phone, Skype or by e-mail.

Contact manager: Pavla Růžková, tel. 722 744 415

 

Průhonice Secretariat:

 

Třeboň Operation:

  • Markéta Poslová – in the office daily (in the morning only)

Other partial measures were issued directly at the workplace by head of technical department

 

Brno Operation:

  • Will be supported with a single colleague.

Contact manager: Eliška Maršálková, 605 510 954; Martina Sadílková, 777 023 211

 

Operation of libraries:

 

Thank you for cooperation in this special situation!

 

On Behalf of the IB management

Jan Wild